Encuentra los pasos, resultados esperados y reglas de negocio para cada operación de Camelia Medical.
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Procesos de la plataforma
67 procesos
Aplicación clínica
Acceso y navegación
Iniciar sesión
Acciones
Ir a la página de inicio de sesión.
Elegir correo electrónico o SMS como medio de acceso.
Solicitar el código de un solo uso.
Ingresar el código recibido y seleccionar **Ingresar**.
Qué esperar
el sistema valida el código y abre el Dashboard de la clínica. El código vence y solo puede utilizarse una vez.
Reglas de negocio
el acceso es sin contraseña y utiliza códigos de un solo uso. Los códigos se almacenan de forma segura, tienen vencimiento y límite de intentos. Correo y SMS son medios de autenticación independientes.
Flujo siguiente
Revisar el Dashboard o abrir el módulo que corresponda a la tarea del día.
Flujos relacionados
Cerrar sesión, consultar auditoría de inicios de sesión.
Consultar el Dashboard
Acciones
Ir a **Dashboard** en el menú lateral.
Revisar los indicadores y accesos rápidos disponibles.
Usar **Nueva cita** o **Nuevo paciente** cuando necesite iniciar uno de esos procesos.
Qué esperar
el sistema muestra un resumen operativo y los accesos rápidos abren directamente el formulario correspondiente.
Reglas de negocio
los indicadores y accesos se limitan a los permisos del usuario; los accesos rápidos no omiten validaciones posteriores.
Flujo siguiente
Crear paciente, crear cita o revisar facturación.
Flujos relacionados
Pacientes, citas, facturación.
Cerrar sesión
Acciones
Abrir el menú de usuario.
Seleccionar **Cerrar sesión**.
Qué esperar
la sesión actual queda cerrada y el sistema vuelve a la pantalla de acceso.
Reglas de negocio
una sesión cerrada no puede seguir autorizando solicitudes; los eventos de seguridad se conservan en auditoría.
Flujo siguiente
Iniciar sesión.
Flujos relacionados
Auditoría de inicios de sesión.
Pacientes
Crear paciente
Acciones
Ir a **Pacientes**.
Seleccionar **Nuevo paciente**.
Completar el formulario.
Seleccionar **Guardar**.
Qué esperar
se crea el perfil operativo del paciente y su expediente clínico queda disponible para los profesionales con acceso autorizado.
Reglas de negocio
la cédula de identidad y el celular son datos operativos requeridos para nuevos registros. La edad se calcula a partir de la fecha de nacimiento y no se guarda como dato independiente.
Seleccionar el nombre del paciente para abrir su ficha.
Qué esperar
se muestra la información operativa del paciente, sus citas y, para usuarios clínicos autorizados, las opciones del expediente.
Reglas de negocio
el directorio solo expone información operativa. La información clínica requiere los permisos y condiciones de acceso al expediente.
Flujo siguiente
Crear cita, editar paciente o abrir el expediente clínico.
Flujos relacionados
Citas, notas clínicas, historia clínica, signos vitales, archivos clínicos.
Editar paciente
Acciones
Buscar y abrir al paciente desde **Pacientes**.
Seleccionar **Editar**.
Actualizar la información necesaria.
Seleccionar **Guardar cambios**.
Qué esperar
el perfil operativo se actualiza y el cambio queda registrado en la actividad operativa.
Reglas de negocio
médicos y recepcionistas pueden actualizar pacientes; la desactivación se limita a los perfiles autorizados. Las modificaciones operativas se auditan.
Flujo siguiente
Crear cita o continuar la atención del paciente.
Flujos relacionados
Auditoría operativa, expediente clínico.
Citas y agenda
Crear cita
Acciones
Ir a **Citas**.
Seleccionar **Crear cita**.
Completar el formulario y confirmar la cita.
Qué esperar
la cita se agrega a la agenda, se validan los conflictos de horario y se intenta enviar un correo de confirmación si el paciente tiene correo electrónico. Un inconveniente en el envío no cancela la cita; el sistema muestra una advertencia operativa.
Reglas de negocio
una cita requiere una especialidad habilitada para la clínica. La sede, el consultorio y el profesional deben ser compatibles entre sí, y la agenda bloquea conflictos de disponibilidad.
Flujo siguiente
Confirmar cita o registrar la llegada del paciente.
Flujos relacionados
Reprogramar cita, cancelar cita, crear factura, recordatorios de citas.
Consultar y filtrar la agenda
Acciones
Ir a **Citas**.
Seleccionar la sede, especialidad, médico, fecha u otros filtros disponibles.
Seleccionar una cita para abrir su detalle.
Qué esperar
se muestra una agenda semanal según la sede y el horario aplicable. Solo se muestran las citas dentro del alcance del usuario.
Reglas de negocio
la agenda es sensible a sede y se muestra en vista semanal. El horario de una sede prevalece sobre el horario general de la clínica.
Flujo siguiente
Consultar detalle de cita, confirmar, registrar asistencia o atender.
Flujos relacionados
Configurar horarios y agenda, médicos.
Confirmar cita
Acciones
Abrir la cita desde **Citas** o desde su detalle.
Seleccionar **Confirmar cita**.
Confirmar la acción en el cuadro de diálogo.
Qué esperar
el estado de la cita cambia a confirmado y el sistema intenta enviar el correo de confirmación cuando aplica.
Reglas de negocio
solo una cita pendiente puede confirmarse. El envío de correo se ejecuta después de guardar el cambio; una entrega fallida no revierte la confirmación.
Flujo siguiente
Enviar recordatorio o registrar la llegada del paciente.
Flujos relacionados
Crear cita, recordatorios de citas, reprogramar cita.
Reprogramar cita
Acciones
Abrir el detalle de una cita pendiente o confirmada.
Seleccionar **Reprogramar**.
Elegir la nueva fecha, hora y duración.
Confirmar la reprogramación.
Qué esperar
el sistema vuelve a validar la disponibilidad, conserva el paciente, profesional y ubicación de la cita, registra el cambio y trata de enviar una notificación por correo.
Reglas de negocio
solo se pueden modificar la fecha, hora y duración de citas pendientes o confirmadas. Se preservan paciente, profesional y ubicación, y se excluye la misma cita al comprobar conflictos.
Flujo siguiente
Confirmar la cita reprogramada o enviar un recordatorio.
Flujos relacionados
Crear cita, cancelar cita, auditoría operativa.
Cancelar cita
Acciones
Abrir la cita desde la agenda o desde su detalle.
Seleccionar **Cancelar**.
Confirmar la cancelación.
Qué esperar
la cita cambia a estado cancelado, se registra el evento y se intenta enviar una notificación por correo. La cancelación cierra cualquier expediente activo asociado a esa cita.
Reglas de negocio
la cancelación cierra cualquier ventana de expediente activa y bloquea nuevas notas vinculadas a esa cita.
Flujo siguiente
Crear una nueva cita si corresponde.
Flujos relacionados
Reprogramar cita, activación de expediente, facturación.
Registrar llegada o asistencia del paciente
Acciones
Abrir la cita desde **Citas**.
Seleccionar **Confirmar asistencia** o **Confirmar llegada**, según la opción mostrada.
Confirmar la acción.
Qué esperar
la cita avanza al estado de llegada o atención. Desde este momento, recepción puede activar el expediente y el personal clínico autorizado puede iniciar la atención.
Reglas de negocio
el expediente solo puede activarse cuando la cita está en estado de llegada o en atención. El alcance clínico de enfermería depende de una cita activa en una sede asignada.
Flujo siguiente
Activar expediente o atender cita.
Flujos relacionados
Atención de cita, signos vitales, expediente clínico.
Activar expediente para una cita
Acciones
Abrir una cita en estado de llegada o en atención.
Seleccionar **Activar expediente**.
Confirmar la activación.
Qué esperar
el expediente queda disponible durante el tiempo definido por la clínica. La activación se cierra al completar, cancelar o marcar la cita como inasistencia.
Reglas de negocio
la activación dura el tiempo configurado por la clínica, entre 15 y 1.440 minutos, con 240 minutos como valor predeterminado. Finaliza antes si la cita se completa, cancela o marca como inasistencia.
Flujo siguiente
Registrar signos vitales, notas clínicas o realizar la atención.
Flujos relacionados
Atención de cita, expedientes, auditoría de activaciones.
Atender cita
Acciones
Abrir una cita y seleccionar **Atender cita**.
Avanzar por las etapas: contexto, signos y notas iniciales, atención médica, cierre y resumen.
Guardar la información clínica que corresponda en cada etapa.
Completar la cita al finalizar la atención.
Qué esperar
el sistema guía la atención sin obligar a salir del flujo. Si ya existen signos vitales asociados, abre directamente la etapa de atención. Al finalizar, muestra un resumen que puede imprimirse.
Reglas de negocio
las notas clínicas de una cita solo pueden crearse si la cita no está cancelada y su hora programada ya llegó. Varios enfermeros pueden agregar notas separadas sin sobrescribir las de otros autores.
Flujo siguiente
Resolver el cobro de la cita.
Flujos relacionados
Signos vitales, notas clínicas, historia clínica, factura, marcar sin cobro.
Resolver el cobro al cerrar una cita
Acciones
Durante el cierre de la atención, seleccionar la opción de resolución de cobro.
Elegir **Crear factura** o **Marcar sin cobro**.
Confirmar la decisión.
Qué esperar
si se crea factura, se abre el flujo de facturación. Si se marca sin cobro, la cita queda registrada sin generar una factura.
Reglas de negocio
una cita puede facturarse o marcarse sin cobro. Crear una factura no equivale a registrar un pago.
Flujo siguiente
Crear factura o finalizar la cita.
Flujos relacionados
Facturación, honorarios médicos.
Enviar recordatorios de citas
Acciones
Ir a **Recordatorios**.
Revisar las citas confirmadas de hoy y mañana.
Seleccionar una o varias citas elegibles, hasta el límite indicado por el sistema.
Seleccionar **Enviar recordatorios** y confirmar.
Qué esperar
el sistema intenta enviar correos a los pacientes seleccionados. Las citas sin correo, ya enviadas o en proceso no pueden seleccionarse; los fallos pueden volver a intentarse.
Reglas de negocio
solo recepción puede ejecutar este flujo y puede seleccionar hasta 100 citas elegibles por envío. Cada cita admite un único recordatorio enviado; los fallidos permanecen disponibles para reintento.
Flujo siguiente
Consultar la agenda o gestionar las citas pendientes.
Flujos relacionados
Confirmar cita, crear cita, reprogramar cita.
Expediente clínico
Abrir expediente clínico
Acciones
Ir a **Expedientes** o abrir el expediente desde un paciente o una cita.
Seleccionar el paciente clínicamente visible.
Abrir la pestaña requerida: **Notas clínicas**, **Historia clínica**, **Signos**, **Archivos** o **Resumen**.
Qué esperar
se carga el expediente del paciente dentro de los permisos clínicos del usuario. Si un médico accede fuera de una cita activa y la política de la clínica lo requiere, debe indicar una justificación antes de ver el contenido.
Reglas de negocio
recepción y administración sin rol clínico no pueden consultar contenido clínico. Médicos y enfermeros acceden únicamente bajo las reglas de asignación, sede, cita activa o preferencias de expediente compartido de la clínica.
Flujo siguiente
Registrar o consultar información clínica.
Flujos relacionados
Atención de cita, auditoría de acceso a pacientes, activación de expediente.
Crear nota clínica
Acciones
Abrir el expediente, el detalle de paciente o el detalle de cita.
Seleccionar **Nueva nota clínica** o **Agregar nota clínica**.
Completar la nota y seleccionar **Guardar**.
Qué esperar
se agrega una nota con fecha y hora del sistema. Las notas asociadas a una cita no cancelada solo se pueden crear cuando la hora programada ya llegó.
Reglas de negocio
la fecha y la hora pertenecen al sistema, no al formulario. Cada nota conserva su autor y, cuando aplica, su cita asociada.
Flujo siguiente
Continuar la atención o actualizar la historia clínica.
Flujos relacionados
Atención de cita, historia clínica, signos vitales.
Actualizar una nota clínica o crear una nueva versión
Acciones
Abrir la nota editable desde la atención de una cita.
Actualizar el contenido y seleccionar **Actualizar nota**, o elegir **Crear como nota nueva**.
Qué esperar
solo la primera nota de cada autor y cita puede editarse. Al crear una nota nueva, el sistema conserva la anterior y agrega un nuevo registro.
Reglas de negocio
por cada autor y cita, únicamente la primera nota es editable. Las posteriores son registros adicionales; no se altera la fecha de creación original.
Flujo siguiente
Continuar la atención o cerrar la cita.
Flujos relacionados
Crear nota clínica, atención de cita.
Registrar o actualizar historia clínica
Acciones
Abrir el expediente, el paciente o la cita.
Seleccionar **Registrar historia clínica**.
Guardar el registro o actualizar uno existente.
Qué esperar
la historia clínica queda asociada al expediente. Cuando la preferencia de la clínica está activa, una actualización crea también una nota clínica automática.
Reglas de negocio
la historia clínica es estructurada y actualizable. La clínica puede configurar que cada actualización genere una nota clínica automática.
Flujo siguiente
Registrar signos vitales o continuar la atención.
Flujos relacionados
Notas clínicas, preferencias clínicas.
Registrar signos vitales
Acciones
Abrir el expediente, el paciente, la cita o la atención guiada.
Seleccionar **Registrar signos vitales**.
Registrar al menos una medición y seleccionar **Guardar**.
Qué esperar
se crea una entrada de signos vitales. El índice de masa corporal se calcula automáticamente cuando existen peso y estatura; la presión arterial requiere ambos valores.
Reglas de negocio
se requiere al menos una medición; fecha y hora no bastan. La presión arterial necesita valores sistólico y diastólico, y el IMC se calcula en el sistema.
Flujo siguiente
Agregar nota clínica o continuar la atención médica.
Flujos relacionados
Atención de cita, notas clínicas, resumen del expediente.
Adjuntar archivo clínico
Acciones
Abrir **Expedientes** y seleccionar la pestaña **Archivos**.
Seleccionar la opción para agregar archivo.
Elegir el archivo permitido y confirmar la carga.
Qué esperar
el archivo queda vinculado al expediente en almacenamiento privado. Algunos formatos se descargan en lugar de visualizarse por seguridad.
Reglas de negocio
solo se aceptan los formatos permitidos y archivos de hasta 50 MB, con validación de extensión y contenido. Los archivos se conservan en almacenamiento privado.
Flujo siguiente
Consultar o descargar el archivo.
Flujos relacionados
Expediente clínico, auditoría de acceso a pacientes.
Eliminar un archivo clínico
Acciones
Abrir la pestaña **Archivos** del expediente.
Seleccionar **Eliminar** en el archivo correspondiente.
Confirmar la acción.
Qué esperar
el archivo deja de estar disponible en la aplicación mediante una eliminación lógica de sus metadatos; el historial operativo conserva la acción.
Reglas de negocio
no se eliminan físicamente los binarios en la fase actual; se realiza una baja lógica del metadato, que conserva trazabilidad.
Flujo siguiente
Adjuntar un archivo actualizado si es necesario.
Flujos relacionados
Adjuntar archivo clínico, auditoría operativa.
Médicos y equipo clínico
Consultar médicos
Acciones
Ir a **Médicos**.
Usar la búsqueda o los filtros disponibles.
Seleccionar el médico para consultar su información operativa y disponibilidad.
Qué esperar
se muestran los profesionales disponibles según la configuración de la clínica y sus especialidades.
Reglas de negocio
un médico puede tener varios perfiles profesionales y especialidades, pero solo puede asociarse a especialidades habilitadas para su clínica.
Flujo siguiente
Crear cita con el profesional seleccionado o administrar su usuario.
Flujos relacionados
Citas, usuarios, especialidades, agenda.
Crear usuario de la clínica
Acciones
Ir a **Usuarios**.
Seleccionar **Nuevo usuario**.
Completar el formulario, definir roles, sedes y, si aplica, perfil profesional y especialidades.
Seleccionar **Crear**.
Confirmar el costo de licencia cuando el sistema lo solicite.
Qué esperar
se crea el usuario con los permisos de sus roles. Si el cambio comercial requiere confirmación, el usuario solo se crea después de aceptarla.
Reglas de negocio
un usuario puede tener varios roles y obtiene la unión de sus permisos. Antes de crear, el sistema calcula la cotización de licencias y exige confirmación si existe un costo actual o futuro.
Flujo siguiente
Enviar invitación.
Flujos relacionados
Editar usuario, activar o desactivar acceso, configuración de especialidades.
Editar usuario, roles o perfil profesional
Acciones
Ir a **Usuarios** y localizar al usuario.
Abrir el menú de acciones y seleccionar **Editar usuario**.
Actualizar la información, los roles, sedes, perfiles o especialidades.
Seleccionar **Guardar**.
Confirmar el costo de licencia si corresponde.
Qué esperar
el sistema actualiza el usuario y sus permisos. Los cambios de rol pueden afectar de inmediato el acceso, aunque algunas reducciones de compromiso comercial se aplican en el siguiente periodo.
Reglas de negocio
los cambios de rol, actividad y licencia se vuelven a calcular bajo control de concurrencia. Una reducción de permisos es inmediata, pero el compromiso comercial del mes no se reduce hasta el siguiente mes calendario.
Flujo siguiente
Enviar invitación o revisar el acceso del usuario.
Flujos relacionados
Crear usuario, activar o desactivar acceso, auditoría operativa.
Enviar invitación a usuario
Acciones
Ir a **Usuarios**.
Abrir el menú de acciones del usuario activo.
Seleccionar **Enviar invitación**.
Qué esperar
el sistema envía una invitación para que el usuario acceda mediante el mecanismo de autenticación establecido. Se muestra el resultado del envío.
Reglas de negocio
las invitaciones son comunicaciones de plataforma. No se guardan contraseñas de usuarios en el sistema.
Flujo siguiente
El usuario inicia sesión.
Flujos relacionados
Crear usuario, auditoría de inicios de sesión.
Activar o desactivar acceso de usuario
Acciones
Ir a **Usuarios**.
Abrir el menú de acciones del usuario.
Seleccionar **Activar acceso** o **Desactivar acceso**.
Confirmar el cambio, incluido el costo de licencia cuando se muestre.
Qué esperar
el acceso cambia de inmediato. La desactivación no elimina al usuario ni borra su historial; la condición comercial vigente se respeta hasta el periodo aplicable.
Reglas de negocio
la categoría facturable del usuario corresponde al rol activo de mayor jerarquía; no consume dos cupos a la vez. Desactivar o bajar de categoría no libera el compromiso comercial vigente antes del siguiente periodo.
Flujo siguiente
Editar usuario o enviar invitación al reactivarlo.
Flujos relacionados
Usuarios, licencias, auditoría operativa.
Facturación de la clínica
Crear factura desde una cita
Acciones
Abrir una cita facturable o finalizar la atención de una cita.
Seleccionar **Crear factura**.
Revisar el monto estimado y, si corresponde, definir un monto manual explícito.
Seleccionar **Guardar borrador**.
Revisar la vista previa y seleccionar **Emitir factura** cuando los datos sean correctos.
Qué esperar
primero se guarda un borrador sin número de factura. Al emitirlo, el sistema asigna el número y la fecha definitivos, congela el subtotal, IVA y total, y ofrece registrar el pago. La emisión no registra un pago automáticamente.
Reglas de negocio
la tarifa específica por médico tiene prioridad sobre la de especialidad, y la de sede sobre la general. Un monto manual tiene prioridad sobre la estimación. Una cita solo puede tener una factura activa; los importes e IVA quedan congelados al emitir.
Flujo siguiente
Registrar pago, imprimir, enviar por correo o regresar al listado de facturas.
Revisar la tarifa o ingresar un monto manual cuando corresponda.
Seleccionar **Guardar borrador**.
Qué esperar
el borrador queda asociado a la cita y disponible en **Facturación > Facturas** para revisarlo, editarlo, emitirlo o descartarlo.
Reglas de negocio
las facturas de pacientes se originan desde una cita facturable. Si el monto manual no incluye IVA, se trata como total final con IVA del 0 % y no hereda el IVA de una tarifa.
Flujo siguiente
Revisar o emitir el borrador.
Flujos relacionados
Facturas, tarifas, editar borrador.
Editar, emitir o descartar un borrador
Acciones
Ir a **Facturación > Facturas**.
Filtrar por **Borradores** o localizar el borrador correspondiente.
Seleccionar **Editar** para corregir monto, IVA, descripción o notas.
Usar **Vista previa** para revisar el documento.
Seleccionar **Emitir** cuando esté correcto, o **Descartar** e indicar la justificación si no debe conservarse como factura activa.
Qué esperar
editar conserva el documento como borrador. Emitir asigna el número y la fecha definitivos. Descartar conserva la trazabilidad del borrador y devuelve la cita a pendiente de facturación.
Reglas de negocio
un borrador no es una factura emitida, no tiene número definitivo y su vista previa muestra la indicación **Borrador — no es una factura emitida**. No puede imprimirse como factura, enviarse al paciente ni recibir pagos.
Flujo siguiente
Registrar pago, imprimir o enviar la factura después de emitirla.
Buscar o filtrar por paciente, médico, número, estado o rango de fechas de emisión.
Seleccionar **Exportar CSV** para descargar un reporte de las facturas que coinciden con los filtros.
Seleccionar **Imprimir** para abrir una factura, o **Enviar por correo** cuando esté disponible.
Qué esperar
el CSV incluye hasta 1.000 facturas con sus datos generales, montos, pagos y saldo. Si existen más coincidencias, el sistema descarga las primeras 1.000 e indica que debe aplicar filtros para obtener los registros restantes. La exportación no se limita a las facturas visibles en pantalla. Impresión y correo están disponibles desde la emisión, incluso si todavía no existen pagos.
Reglas de negocio
el CSV respeta los filtros activos, el tenant y el alcance del rol. El rango de fechas utiliza la fecha de emisión e incluye el día final completo; por eso excluye los borradores, que todavía no tienen fecha de emisión. Los borradores no se imprimen ni se envían como facturas. Las facturas emitidas o pagadas se pueden imprimir y enviar; las anuladas no se pueden enviar.
Flujo siguiente
Registrar pago o enviar confirmación de pago.
Flujos relacionados
Crear factura, registrar pago, dashboard de facturación.
Registrar pago de una factura
Acciones
Ir a **Facturación > Facturas**.
Abrir la factura y seleccionar **Registrar pago**.
Completar el registro y seleccionar **Guardar pago**.
Qué esperar
el saldo de la factura se actualiza y el sistema intenta enviar una confirmación de pago al paciente. Un pago parcial conserva el saldo pendiente; un fallo de correo no revierte el pago.
Reglas de negocio
solo una factura emitida puede recibir pagos. Cada pago crea su propia confirmación de pago. La factura puede permanecer parcialmente pagada y el fallo de correo nunca revierte el pago guardado.
Flujo siguiente
Enviar factura por correo, consultar saldo o registrar otro pago.
Flujos relacionados
Facturas, confirmación de pago, honorarios.
Reenviar confirmación de pago
Acciones
Abrir la factura desde **Facturas**.
Ubicar el pago correspondiente.
Seleccionar **Enviar confirmación**.
Qué esperar
el sistema intenta enviar o reintentar la confirmación asociada a ese pago, sin modificar el pago ni la factura.
Reglas de negocio
el reenvío corresponde a un pago específico. La confirmación no es un recibo electrónico de pago de Hacienda.
Flujo siguiente
Consultar la factura o registrar un pago adicional.
Flujos relacionados
Registrar pago, enviar factura por correo.
Anular una factura
Acciones
Ir a **Facturación > Facturas**.
Localizar una factura emitida sin pagos.
Seleccionar **Anular**.
Ingresar la justificación y confirmar.
Qué esperar
la factura conserva su número e historial, queda marcada como anulada y la cita vuelve a estar pendiente de facturación. Si se crea un nuevo borrador para la misma cita, el sistema conserva la relación con la factura anulada.
Reglas de negocio
solamente los perfiles administrativos u operativos autorizados pueden anular. Una factura con cualquier pago registrado no puede anularse directamente; su corrección requiere el futuro flujo contable de nota de crédito, devolución o reasignación. Una factura emitida nunca se edita.
Flujo siguiente
Crear una factura sustituta para la cita cuando corresponda.
Seleccionar **Agregar tarifa** o **Editar tarifa**.
Guardar la tarifa.
Qué esperar
la tarifa queda disponible para estimar la facturación de citas futuras. El sistema prioriza la tarifa específica de médico y sede sobre las tarifas más generales.
Reglas de negocio
una tarifa indica si su monto incluye IVA, pero no define un porcentaje propio; el porcentaje vigente es global para cada clínica.
Flujo siguiente
Crear factura desde una cita.
Flujos relacionados
Configuración de IVA, médicos, especialidades, sedes.
Administrar reglas de honorarios
Acciones
Ir a **Facturación > Honorarios**.
Seleccionar **Agregar regla**.
Guardar la regla de compensación.
Qué esperar
los honorarios futuros se calculan según la regla vigente: primero la específica del médico, luego la predeterminada de sede y, por último, la predeterminada de la clínica.
Reglas de negocio
la prioridad de compensación es regla vigente del médico, regla predeterminada de sede, regla predeterminada de clínica y, en ausencia de todas, modalidad asalariada con valor cero.
Flujo siguiente
Consultar honorarios o liquidar pagos a médicos.
Flujos relacionados
Liquidaciones, facturas, sedes.
Consultar honorarios médicos
Acciones
Ir a **Facturación > Honorarios**.
Filtrar por médico, periodo u opciones disponibles.
Revisar el origen de cada cálculo de honorario.
Qué esperar
se muestran los honorarios calculados y la regla utilizada para cada línea. Los médicos solo visualizan sus propios honorarios.
Reglas de negocio
los porcentajes se calculan sobre el total pagado de la factura, incluido el IVA. Cada usuario solo ve la información permitida por sus roles.
Flujo siguiente
Liquidar honorarios pendientes.
Flujos relacionados
Reglas de honorarios, liquidaciones, facturas.
Crear liquidación para un médico
Acciones
Ir a **Facturación > Liquidaciones**.
Seleccionar las líneas de honorarios pendientes de un médico.
Seleccionar **Marcar como pagado al médico** y confirmar.
Qué esperar
el sistema crea una liquidación pagada, vincula las líneas seleccionadas y registra la operación.
Reglas de negocio
solo se pueden incluir líneas pendientes del mismo médico y tenant. Una vez liquidadas, las líneas quedan vinculadas a la liquidación pagada.
Flujo siguiente
Consultar el historial de liquidaciones.
Flujos relacionados
Honorarios, facturas, auditoría operativa.
Consultar dashboard de facturación
Acciones
Ir a **Facturación > Dashboard**.
Elegir periodo mensual, diario o rango de fechas.
Filtrar por médico cuando corresponda.
En **Tendencia de ingresos**, elegir **30 días**, **3 meses**, **6 meses** o **12 meses**.
Revisar indicadores, tendencia de ingresos, gráficos de distribución y tablas de detalle.
Qué esperar
se muestra un resumen financiero operativo con facturado, pagado, pendiente y cantidad de facturas; tendencia de facturación y cobros; distribución por sede; y comparaciones por especialidad y médico. La tendencia presenta totales diarios para 30 días, semanales para 3 meses y mensuales para 6 o 12 meses. Las tablas existentes permanecen debajo de los gráficos.
Reglas de negocio
los filtros se interpretan en la zona horaria de la clínica y el día final se incluye completo. El rango de la tendencia es independiente del periodo general, pero utiliza el mismo filtro de médico. **Facturado** usa la fecha de emisión; la serie **Cobrado** usa la fecha real del pago. El último punto de la tendencia puede representar un día, semana o mes todavía en curso. Los gráficos muestran ingresos, no utilidad o ganancia neta, porque el sistema todavía no registra todos los costos de la clínica. Los indicadores no sustituyen el detalle de cada documento.
Flujo siguiente
Consultar facturas, honorarios o liquidaciones.
Flujos relacionados
Facturas, honorarios, liquidaciones.
Configuración de la clínica
Actualizar perfil de la clínica
Acciones
Ir a **Configuración > Clínica**.
Actualizar la información de la clínica y, si aplica, su logotipo.
Seleccionar **Guardar perfil**.
Qué esperar
los cambios se aplican a la identidad de la clínica y a las comunicaciones de la clínica. Si no hay logotipo, el sistema no utiliza una imagen de reemplazo.
Reglas de negocio
únicamente los administradores pueden cambiar la identidad y el logotipo. El logotipo se procesa y almacena con límites de formato y tamaño; su ausencia no activa un logotipo de Camelia como reemplazo.
Flujo siguiente
Configurar sedes, horarios o preferencias.
Flujos relacionados
Facturas, correos a pacientes, sedes.
Administrar sedes
Acciones
Ir a **Configuración > Sedes**.
Seleccionar **Nueva sede** o editar una sede existente.
Guardar los cambios.
Qué esperar
la sede queda disponible para asignaciones, horarios, agendas y citas.
Reglas de negocio
una clínica puede tener varias sedes. Las asignaciones de usuarios se modelan por varias sedes, no por una única sede en el perfil del usuario.
Flujo siguiente
Administrar consultorios o configurar horarios de la sede.
Flujos relacionados
Consultorios, agenda, usuarios, citas.
Administrar consultorios de una sede
Acciones
Ir a **Configuración > Sedes**.
Abrir el detalle de la sede.
Seleccionar **Nuevo consultorio** o editar uno existente.
Guardar los cambios.
Qué esperar
el consultorio queda disponible para las citas de esa sede. Un consultorio solo puede utilizarse dentro de su sede.
Reglas de negocio
los consultorios pertenecen a una sola sede y no se administran desde el listado general de sedes; se gestionan desde su detalle.
Flujo siguiente
Crear cita.
Flujos relacionados
Sedes, agenda, citas.
Configurar horarios
Acciones
Ir a **Configuración > Horarios**.
Ajustar el horario general de la clínica o de una sede.
Seleccionar **Guardar horario**.
Qué esperar
la agenda utiliza el horario efectivo de la sede; cuando una sede no tiene horario propio, utiliza el horario general de la clínica.
Reglas de negocio
la sede puede definir un horario propio; si no lo hace, hereda el horario general de la clínica.
Flujo siguiente
Configurar agenda o crear cita.
Flujos relacionados
Sedes, agenda, citas.
Configurar agenda y recordatorios
Acciones
Ir a **Configuración > Agenda**.
Actualizar las reglas de agenda y las preferencias de recordatorios.
Seleccionar **Guardar agenda**.
Qué esperar
las citas futuras se validan contra las reglas actualizadas. Los recordatorios manuales continúan enviándose desde el módulo **Recordatorios**.
Reglas de negocio
las preferencias de recordatorios no crean envíos automáticos en segundo plano; los recordatorios de citas se envían de forma manual desde el módulo respectivo.
Flujo siguiente
Crear cita o enviar recordatorios.
Flujos relacionados
Citas, horarios, recordatorios de citas.
Configurar preferencias clínicas y de facturación
Acciones
Ir a **Configuración > Preferencias**.
Ajustar las preferencias clínicas, facturación, IVA y especialidades de la clínica en sus secciones correspondientes.
Guardar cada sección de forma independiente.
Qué esperar
las preferencias se aplican a los flujos futuros. La duración de expediente activo controla el acceso temporal del personal clínico; el IVA se utiliza para cálculos futuros y no modifica facturas ya emitidas.
Reglas de negocio
cada sección se guarda por separado. Cambiar el IVA o reglas clínicas no recalcula facturas ni registros clínicos históricos.
Flujo siguiente
Administrar tarifas o atender citas.
Flujos relacionados
Expedientes, historia clínica, tarifas, facturación, especialidades.
Auditoría de la clínica
Consultar inicios de sesión y seguridad
Acciones
Ir a **Auditoría > Logins y seguridad**.
Aplicar filtros si están disponibles.
Revisar los eventos de autenticación y seguridad.
Qué esperar
se muestran eventos de acceso, intentos y resultados sin exponer información sensible de autenticación.
Reglas de negocio
los eventos de seguridad se guardan de forma separada de la actividad operativa y evitan almacenar datos sensibles sin protección.
Flujo siguiente
Gestionar usuarios si se identifica una necesidad de acceso.
Flujos relacionados
Usuarios, cerrar sesión.
Consultar accesos a pacientes
Acciones
Ir a **Auditoría > Acceso a pacientes**.
Usar los filtros disponibles.
Revisar quién consultó contenido clínico, cuándo y bajo qué justificación o activación.
Qué esperar
se muestra el historial de accesos clínicos relevantes. La navegación general del directorio de pacientes no genera registros de acceso clínico.
Reglas de negocio
los accesos clínicos permitidos se agrupan por sesión para reducir ruido de recargas. Los accesos denegados no se agrupan.
Flujo siguiente
Revisar activaciones de expediente o actividad operativa.
Flujos relacionados
Expedientes, atención de citas, activaciones de expedientes.
Consultar activaciones de expedientes
Acciones
Ir a **Auditoría > Activaciones de expedientes**.
Aplicar filtros si corresponde.
Revisar el historial de activaciones y su duración.
Qué esperar
los administradores ven el historial de la clínica; los demás usuarios solo ven las activaciones que realizaron según sus permisos.
Reglas de negocio
la visibilidad respeta el alcance del usuario; los administradores ven el tenant completo y otros usuarios solo sus propias activaciones cuando aplique.
Flujo siguiente
Consultar accesos a pacientes o actividad operativa.
Flujos relacionados
Activar expediente, atención de cita.
Consultar actividad operativa
Acciones
Ir a **Auditoría > Actividad operativa**.
Filtrar por módulo, usuario o periodo cuando sea necesario.
Revisar los eventos de cambios operativos.
Qué esperar
se muestran acciones relevantes sobre pacientes, citas, usuarios, configuración, registros clínicos y facturación.
Reglas de negocio
los cambios de negocio se guardan en auditoría operativa, separada de los eventos de seguridad y de lectura clínica.
Flujo siguiente
Abrir el módulo relacionado con la operación revisada.
Ingresar el código recibido y seleccionar **Ingresar**.
Qué esperar
el sistema abre el portal de administración de plataforma según los permisos del usuario administrativo.
Reglas de negocio
la autenticación, sesiones y permisos de plataforma son independientes de los de cada clínica. Un token de clínica no autoriza acciones de plataforma, ni a la inversa.
Flujo siguiente
Consultar tenants, facturación, alertas, usuarios o logs.
Flujos relacionados
Usuarios administrativos, logs de autenticación.
Cerrar sesión del portal administrativo
Acciones
Seleccionar el icono de cierre de sesión en el menú lateral.
Qué esperar
la sesión administrativa se cierra y el portal vuelve a la pantalla de acceso.
Reglas de negocio
la autenticación, sesiones y permisos de plataforma son independientes de los de cada clínica. Un token de clínica no autoriza acciones de plataforma, ni a la inversa.
Flujo siguiente
Iniciar sesión en el portal administrativo.
Flujos relacionados
Logs de plataforma.
Tenants y suscripciones
Crear tenant
Acciones
Ir a **Tenants**.
Seleccionar **Nuevo tenant**.
Completar el formulario de la clínica, plan, administrador inicial, facturación y condiciones comerciales iniciales.
Seleccionar **Crear tenant**.
Qué esperar
se crea la clínica, su suscripción y el administrador inicial. La primera factura de plataforma se calcula de forma proporcional al periodo restante del mes.
Reglas de negocio
la suscripción usa meses calendario. La primera factura se prorratea desde el día de activación, incluido ese día, hasta el cierre del mes.
Flujo siguiente
Consultar uso de licencias o gestionar la suscripción.
Flujos relacionados
Planes y precios, facturación de plataforma, usuarios de la clínica.
Consultar directorio y uso de un tenant
Acciones
Ir a **Tenants**.
Buscar o filtrar el tenant.
Seleccionar **Ver uso**.
Qué esperar
el sistema muestra el consumo agregado de licencias, cupos incluidos, usuarios activos e inactivos y compromisos comerciales, sin exponer datos personales de los usuarios de la clínica.
Reglas de negocio
el directorio usa resúmenes agregados de licencias y no expone nombres, correos ni otros datos personales de los usuarios de la clínica.
Flujo siguiente
Ajustar descuento, suspender, reactivar o cancelar la suscripción si corresponde.
Flujos relacionados
Planes y precios, facturación de plataforma.
Programar descuento comercial de un tenant
Acciones
Ir a **Tenants** y localizar la clínica.
Seleccionar **Descuento**.
Definir el porcentaje, el periodo de aplicación y el motivo.
Seleccionar **Programar cambio**.
Qué esperar
el descuento queda programado como una condición comercial interna. Afecta las facturas futuras aplicables y no recalcula facturas ya emitidas.
Reglas de negocio
el descuento se versiona por periodo, se aplica al subtotal completo de la factura de plataforma y queda congelado al emitirla. No se muestra en la aplicación clínica.
Flujo siguiente
Consultar facturación de plataforma.
Flujos relacionados
Crear tenant, facturación de plataforma.
Suspender o reactivar un tenant
Acciones
Ir a **Tenants**.
Localizar la clínica.
Seleccionar **Suspender** o **Reactivar**.
Confirmar la acción.
Qué esperar
el estado operativo del tenant cambia. La suspensión limita el acceso de la clínica sin eliminar sus datos.
Reglas de negocio
la suspensión cambia el acceso operativo, pero no elimina datos ni sustituye el proceso formal de cancelación de suscripción.
Flujo siguiente
Reactivar el tenant o revisar su facturación.
Flujos relacionados
Alertas de facturación, cancelar suscripción.
Cancelar suscripción de un tenant
Acciones
Ir a **Tenants**.
Localizar el tenant con una suscripción activa.
Seleccionar **Cancelar suscripción**.
Confirmar la cancelación.
Qué esperar
la suscripción se cancela y el tenant pierde acceso. Los datos del tenant se conservan; la acción no los elimina.
Reglas de negocio
las suscripciones no se cancelan automáticamente por morosidad; la cancelación siempre es una acción explícita de un administrador de plataforma.
Flujo siguiente
Consultar historial de facturación y morosidad.
Flujos relacionados
Alertas de facturación, suspender tenant.
Planes y precios
Consultar y editar planes
Acciones
Ir a **Planes y precios**.
Seleccionar el icono de edición del plan.
Actualizar precio base, cupos incluidos y precios por rol adicional.
Seleccionar **Guardar precios**.
Qué esperar
el plan actualizado queda disponible para la operación comercial y para nuevas cotizaciones de licencias. Los cambios no recalculan facturas históricas.
Reglas de negocio
la creación de planes desde la interfaz está fuera del alcance actual. La edición afecta la configuración vigente y no modifica facturas emitidas.
Flujo siguiente
Crear tenant o revisar uso de licencias.
Flujos relacionados
Tenants, facturación de plataforma.
Facturación de plataforma
Consultar facturas de plataforma
Acciones
Ir a **Facturación**.
Usar los filtros disponibles para localizar una factura.
Revisar su periodo, vencimiento, total y estado.
Qué esperar
se muestran las facturas de suscripción de los tenants, separadas de las facturas emitidas por cada clínica a sus pacientes.
Reglas de negocio
la facturación de plataforma es independiente de las facturas que una clínica emite a sus pacientes.
Flujo siguiente
Imprimir, enviar o registrar pago.
Flujos relacionados
Tenants, alertas de facturación.
Imprimir o enviar factura de plataforma
Acciones
Ir a **Facturación**.
Localizar la factura.
Seleccionar **Imprimir** o **Enviar**.
Qué esperar
el sistema abre una versión imprimible o intenta enviar la factura al correo de facturación del tenant.
Reglas de negocio
el envío e impresión son acciones sincrónicas iniciadas por el usuario; el fallo de entrega debe revisarse sin alterar el documento emitido.
Flujo siguiente
Registrar pago o revisar alertas por vencimiento.
Flujos relacionados
Facturación de plataforma, alertas.
Registrar pago de factura de plataforma
Acciones
Ir a **Facturación**.
Localizar una factura pendiente.
Seleccionar **Registrar pago**.
Completar el registro y confirmar.
Qué esperar
la factura actualiza su estado y el pago queda registrado en la contabilidad de plataforma.
Reglas de negocio
el pago actualiza el estado del documento de plataforma y no afecta pagos o facturas de pacientes de la clínica.
Flujo siguiente
Consultar alertas o el historial del tenant.
Flujos relacionados
Facturación de plataforma, tenants, alertas.
Alertas y morosidad
Consultar alertas de facturación
Acciones
Ir a **Alertas**.
Revisar las secciones **Próximas a vencer**, **Facturas vencidas** e **Historial de morosidad**.
Qué esperar
se muestran las facturas que requieren seguimiento durante el periodo de gracia y las que ya vencieron.
Reglas de negocio
las facturas de plataforma vencen siete días calendario después de emitirse. Desde dos días antes del vencimiento aparecen en las alertas preventivas.
Flujo siguiente
Notificar vencimiento o cancelar la suscripción cuando corresponda.
Flujos relacionados
Facturación de plataforma, tenants.
Notificar facturas vencidas
Acciones
Ir a **Alertas**.
Seleccionar una o varias facturas vencidas elegibles.
Seleccionar **Notificar vencimiento**.
Confirmar el envío.
Qué esperar
el sistema envía un aviso al correo de facturación de cada tenant seleccionado. Las facturas ya notificadas no se vuelven a enviar mediante esta acción.
Reglas de negocio
se pueden seleccionar hasta 100 facturas reales por acción. El sistema impide notificar de nuevo por esta vía las facturas ya notificadas con éxito.
Flujo siguiente
Registrar pago o revisar una posible cancelación de suscripción.
Flujos relacionados
Facturación de plataforma, cancelar suscripción por morosidad.
Cancelar suscripción por morosidad
Acciones
Ir a **Alertas**.
Localizar una factura vencida que agotó el periodo de gracia.
Seleccionar **Cancelar suscripción**.
Confirmar la acción.
Qué esperar
se cancela la suscripción del tenant y se conserva el historial de morosidad y los datos de la clínica.
Reglas de negocio
el historial de morosidad se conserva incluso si posteriormente se paga, anula una factura o se cancela la suscripción.
Flujo siguiente
Consultar historial de morosidad o registrar un pago si la operación comercial lo requiere.
Flujos relacionados
Tenants, facturación de plataforma, historial de morosidad.
Usuarios administrativos y registros
Crear usuario administrativo
Acciones
Ir a **Usuarios**.
Seleccionar **Nuevo usuario**.
Completar el formulario y asignar roles administrativos.
Seleccionar **Crear usuario**.
Qué esperar
se crea una cuenta exclusiva para el portal de plataforma, con los permisos de los roles seleccionados. No obtiene acceso a las clínicas por esta acción.
Reglas de negocio
las cuentas administrativas son exclusivas de plataforma y no heredan roles ni acceso de usuarios de las clínicas.
Flujo siguiente
El usuario inicia sesión en el portal administrativo.
Flujos relacionados
Activar o desactivar usuario administrativo, logs de plataforma.
Activar o desactivar usuario administrativo
Acciones
Ir a **Usuarios**.
Localizar la cuenta administrativa.
Seleccionar el icono de activar o desactivar.
Qué esperar
el acceso de la cuenta al portal administrativo cambia de inmediato, sin afectar a ningún usuario de las clínicas.
Reglas de negocio
el cambio solo afecta la posibilidad de entrar al portal administrativo y queda sujeto a los permisos de plataforma.
Flujo siguiente
Consultar logs de autenticación si se requiere una revisión.
Flujos relacionados
Usuarios administrativos, logs de plataforma.
Consultar logs de plataforma
Acciones
Ir a **Logs**.
Seleccionar **Auditoría** para revisar actividad administrativa o **Auth** para revisar eventos de acceso.
Revisar los eventos mostrados.
Qué esperar
el portal muestra por separado los cambios administrativos y los eventos de autenticación de plataforma.
Reglas de negocio
la auditoría administrativa y los eventos de autenticación se consultan en pestañas separadas para mantener la trazabilidad de cada ámbito.
Flujo siguiente
Abrir el módulo relacionado con el evento revisado.